In questo articolo avrai la possibilità di apprendere una strategia reale per controllare la contabilità condominiale sia da un punto di vita motivazionale, ovvero avere il giusto approccio per non farti il sangue marcio davanti ad un’infinità di numeri, che dal punto di vista contabile, vale a dire sapere come muoverti e comprendere ciò che leggi.

 

Quindi, buona lettura!

 

 

In generale intendiamo, nella vita.

 

Dinnanzi a persone o accadimenti.

 

Cerchi bramante negativamente l’errore per una “soddisfazione” personale o speri in maniera positiva, speranzosa, che tutto sia al posto giusto?

 

Qualsiasi sia l’oggetto del comportamento o dell’azione, alla base siamo sempre mossi da un perché.

 

Facendo un piccolo passo nella psicologia, la motivazione del perché facciamo determinate cose o, meglio, sentiamo la necessità di farle, si riconduce a volte a impulsi elementari, basilari, di sopravvivenza altre a spinte mentali come un’ideologia, dei valori etico-religiosi, dei modelli sociali.

Ma riportando il tutto ad un terreno condominialese.

 

Ogni giorno noi di Condability aiutiamo gli amministratori di condominio nella gestione delle scadenze condominiali, nell’organizzazione delle procedure d’ufficio e nella formazione specifica teoria e pratica propria e dei collaboratori (scopri di più sul nostro servizio di gestione contabilità in outsourcing)

 

Condividiamo e gestiamo con i nostri clienti le richieste di chiarimenti e controllo della contabilità che i condòmini avanzano.

 

Viviamo, e percepiamo costantemente, differenze sostanziali nella maniera di chiedere.

 

Da una parte viviamo uno spirito collaborativo, propositivo e positivo.

 

Dall’altro, a volte, piuttosto inquisitorio, prevenuto.

 

Ma allo stesso tempo siamo convinti di una cosa: le persone sono più simili di quello che possano sembrare. 

 

In entrambi i casi, li accomuna avere un interesse per quello che fanno. 

 

Un interesse personale, un interesse per la compagine condominiale.

 

Il loro perché è comune, qualsiasi sia la leva che li spinge.

 

Detto questo, vogliamo essere sinceri.

 

Sicuramente, un approccio risulterà più piacevole rispetto all’altro per chi si vede ricevere la tua richiesta.

 

Ma questo vale nella vita di tutti i giorni, in qualsiasi tipo di rapporto personale o professionale.

 

I rapporti, quelli di fiducia, si costruiscono nel tempo, con impegno ed onestà da parte di entrambe le parti.

 

Ma arriviamo a noi.

 

 

 

Ecco la nostra strategia per te.

 

Una manciata di consigli utili per migliorare le tue abilità comunicative, organizzative e contabili per costruire un rapporto sano, solido e di fiducia (da far quasi ingelosire il/la tuo/a partner!) con il tuo amministratore di condominio.

 

 

Esprimere idee e sentimenti positivi e negativi in modo aperto, onesto e diretto è sempre la scelta migliore.

Comunicare in maniera assertiva ti consentirà di far valere i tuoi punti di vista, bisogni ed esigenze più di quanto credi, soprattutto nel pieno rispetto delle esigenze e dei diritti altrui.

L’assertività favorisce la creazioni di relazioni positive e significative.

Conviene sempre tenersi buono l’amministratore!

 

 

Ogni condomino o persona avente diritto ad accedere alle informazioni condominiali, ha diritto di chiedere.

Se hai necessità di entrare in possesso di una documentazione che non trovi, puoi richiederne copia e l’amministratore potrà fornirtela in modalità e tempi concordati.

Allo stesso modo, se qualcosa non è chiaro, domandare è sempre la soluzione per togliere ogni dubbio.

Ricordati: sii propositivo, una domanda ben fatta e costruita, è una dimostrazione di interesse e verrà ben accolta.

 

Esprimere cosa desideri contestualizzando esattamente l’argomento, specificando i tempi e le modalità a te più consoni per aver un riscontro, permetterà all’interlocutore, ovvero all’amministratore, di verificarne la fattibilità ed, eventualmente, proporti una soluzione alternativa in accordo con le mutue esigenze e aspettative.

 

 

Assicura ai documenti condominiali uno spazio dedicato.

Archiviali su un supporto digitale sempre accessibile e opta per una catalogazione temporale  facendo riferimento all’anno di gestione.

 

Esatto, crea macro cartelle in ordine per anno contabile ed all’interno suddividi in maniera ordinata tutti documenti in maniera tematica.

 

Usa nomenclature che permettano un ordinamento automatico di facile lettura.

 

Es: 

•2021_ordinaria 

     COMUNICAZIONI VARIE

     RENDICONTI 

•2022_ordinaria 

     COMUNICAZIONI VARIE

     RENDICONTI 

 

Usa sempre la stessa radice comunicativa, ovvero rispondi sempre alla stessa mail con lo stesso oggetto. Sarà più semplice, sia per te, che per l’amministratore, avere uno storico ordinato delle comunicazioni.

 

Le regole consentono di spostare, contrassegnare e rispondere a messaggi di posta elettronica automaticamente. È anche possibile utilizzare le regole per riprodurre suoni, spostare i messaggi a cartelle o visualizzare avvisi di nuovi messaggi.

Insomma, puoi ottimizzare il più possibile i tuoi strumenti dando l’importanza ed il valore che desideri alle comunicazioni che invii e ricevi.

 

Chiedi al tuo amministratore di ridurre al minimo la carta.

Contribuisci alla facilitazione dello scambio digitale di documentazione.

Un file digitale è molto più semplice da catalogare, archiviare e ritrovare ogni volta che avrai bisogno, dovunque sarai.

 

In Condability la digitalizzazione è uno dei valori del nostro manifesto.

 

Semplifichiamo e rendiamo fluidi i processi in modo chiaro e sicuro. 

 

Ogni giorno scegliamo di aiutare gli amministratori di condominio con il nostro servizio di contabilità in outsourcing a distanza.

 

Potenziamo e miglioriamo continuamente processi e caratteristiche, perché crediamo fortemente nell’impatto positivo che questa scelta ha sulle nostre vite e nella vita di chi questa scelta la fa. 

 

 

 

Prova a porti queste domande: 

 

 

Il rendiconto condominiale, in tutta la sua interezza e composizione come dettato dalla Legge, e non solo un mero elenco della spesa, deve avere dei requisiti ben precisi.

 

Per rispondere positivamente a questa domanda, controlla che il fascicolo (sì, se il tuo amministratore ha seguito tutti i passaggi, ti presenterà un plico estremamente corposo!) che hai davanti sia composto dai seguenti allegati:

 

1)Conto economico: prospetto sintetico delle entrate e delle uscite registrate per competenza ossia facenti parte del periodo considerato, a prescindere se pagate o meno

2)Situazione finanziaria: sintesi delle movimentazioni di cassa (contanti, banca, etc.) avvenute nel corso dell’anno e distinte per tipologia oltre che per esercizio di appartenenza. Comprende tutti gli esercizi (di qualsiasi tipologia)

3)Situazione patrimoniale: illustra la situazione “statica” del patrimonio del condomìnio alla data specificata con evidenza dei debiti e crediti verso i condòmini stessi o verso terzi. Divisa tra ATTIVO e PASSIVO, tra le passività troveremo, tra le altri voce, la giacenza alla data di chiusura dei fondi di accantonamento di qualsiasi natura essi siano (es: fondo TFR, fondo interessi, fondo morosità, ecc.)

4)Estratto conto banca con evidenza del saldo alla data di chiusura gestione: rappresenta il saldo disponibile presso l’istituto bancario alla data di chiusura contabile. Fonte di liquidità del condominio, ti permetterà di verificare la situazione finanziaria-patrimoniale essendo parte e componente delle attività patrimoniali e finanziarie condominiali 

5)Nota sintetica esplicativa: relazione che accompagna i documenti contabili, utile strumento di informazione per rendere noti al condominio i fatti gestionali, sia amministrativi che contabili, definiti o ancora aperti 

6)Raffronto di gestione: documento non obbligatorio ai sensi della Legge, ma estremamente utile per dare un quadro immediato dello scostamento dei costi, suddivisi per conti e sotto conti, tra quanto preventivato e quanto effettivamente imputato a bilancio nella gestione oggetto d’esame 

7)Informativa privacy: l’amministratore ha l’obbligo di informare i condòmini su come vengono trattati i dati personali, nel rispetto della normativa prevista ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 13 e 14 Regolamento UE n. 2016/679

8)Tariffario amministratore per la gestione futura: Il compenso dell’amministratore di condominio viene deliberato al momento della nomina, infatti, «l’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta» (art. 1129 c. 14 c.c.). L’amministratore è quindi obbligato ad allegare al rendiconto la sua proposta di richiesta compenso che dovrà poi essere ratificata ed accettata dall’assemblea  

9)Bilancio dettagliato di spesa: elencazione, suddivisa per conti e sotto conti, delle spese sostenute (pagate e non) durante la gestione contabile 

10)Ripartizione costi: in questo documento vengono indicati i singoli importi  per ogni condòmino, in riferimento alle spese indicate nel bilancio dettagliato di cui sopra, derivanti dai criteri di ripartizione delle spese, ovvero imputazione per millesimi o coefficienti.

Ad ogni unità immobiliare, corrisponde una riga di competenza riepilogativa con anche il resoconto del saldo finale della gestione precedente, le rate versate per la gestione oggetto di chiusura ed il saldo conguaglio finale  

 

Una descrizione di spesa chiara e leggibile, permette a tutti i lettori di ricostruire il fatto contabile con quanto successo in condominio durante la gestione.

Chiedi al tuo amministratore di essere quanto più minuzioso possibile in questo: è un modo per dimostrare chiarezza e limitare eventuali dubbi per chi riceve il documento.

E’ vero, si produrranno fogli in più di rendicontazione, ma abbiamo già chiaro che la soluzione è lo scambio di file digitali, vero?

E in più, l’assemblea condominiale, non ti sembrerà più così noiosa per le continue domande!

 

 

Un aggiornamento puntuale dell’anagrafica (subentri per compravendita, evidenza di soggetti aventi altri diritti), è obbligatorio. Secondo l’articolo 1129 comma 2 del Codice civile, l’amministratore di condominio ha il dovere di compilare la scheda di registro anagrafe condominiale, di tenere tale registro costantemente aggiornato, e di consentire l’accesso a ogni condomino. 

 

 

Ed eccoci arrivati alla fine.

 

Alla fine del controllo della contabilità del tuo condominio, quello che dovrebbe rimanere, è la consapevolezza di come esso si muove e funziona. 

Non solo tra le quattro mura, ma nel mercato.

 

Si, perchè attraverso l’amministratore, tu, i condòminii in generale, il condominio stringe giornalmente rapporti commerciali per far sì che continui a funzionare in maniera sostenibile, funzionale ed economica.

 

Ed è per questo che, un controllo contabile, è anche un ottimo strumento previsionale, non solo di “ricerca dell’errore”: analizzare e considerare ogni fatto accaduto o che si verificherà, permette di fare scelte strategiche e oculate, ottimizzare i processi e a far fronte a tutti i cambiamenti che ci sono quotidianamente.

 

Controllare la contabilità condominiale in maniera collaborativa e responsabile, è uno strumento potentissimo.

 

Speriamo che questi consigli ti siano utili per trovare la tua strada comunicativa e di competenze per non vivere il condominio e la contabilità come un terribile mal di pancia!

 

In Condability crediamo fortemente nel far cambiare prospettiva ad un mondo, quello condominiale, che a volte viene percepito come obsoleto e non degno di una versione 2.0, strategica ed innovativa. 

 

E tu? Cosa ne pensi?

 

Ci teniamo a conoscere la tua opinione.

 

Lascia un commento qui sotto.

 

Alla prossima,